هیچ راه فراری از برگزاری جلسات وجود ندارد، باوجود بار منفی که اغلب با جلسات همراه است، ما به آن‌ها احتیاج داریم.
آن‌ها برای یک تجارت موفق، ضروری هستند.
بنابراین، ما برای داشتن هرچه بیشتر بهره‌وری و سودآوری، به استراتژی‌های مؤثر در ملاقات نیاز داریم.
در این مقاله چهار استراتژی برای برگزاری جلسات مؤثر بیان‌شده است.
- نحوه تنظیم یک برنامه استراتژیک
- زمانی را به‌عنوان زمان تنفس برای تیمتان در نظر بگیرید
- ضرورت ابراز سپاس
- چگونه می‌توان جلسه را با فراخوان پایان داد
فکر می‌کنید در این زندگی در چند جلسه کاری شرکت می‌کنید؟
بر اساس مطالعه MIT، به‌طور متوسط بیش از 11 میلیون جلسه در یک روز کاری معمولی، برگزار می‌شود.
این تعداد قابل‌توجهی است، به‌ویژه هنگامی‌که بیشتر مردم فکر می‌کنند بیشتر این جلسات اتلاف وقت است.
در یک نظرسنجی از بیش از 200 مدیر ارشد با سوابق مختلف که توسط “هاروارد تجارت ریویو” انجام‌شده است،
تنها 17٪ از پاسخ‌دهندگان گزارش داده‌اند که جلسات آن‌ها معمولاً استفاده مؤثر از زمان شرکت و افراد است.
همان نظرسنجی نشان داد که 54٪ از پاسخ‌دهندگان گفتند که بیشتر جلسات آن‌ها خیلی مکرر برگزار می‌شود، به‌موقع نبوده و به‌اندازه کافی برگزار نشده است.
این امر منجر به کاهش بهره‌وری و همکاری می‌شود، که بر رفاه شرکت‌ها و افراد تأثیر منفی می‌گذارد، دقیقاً برعکس آنچه باعث برگزاری یک جلسه موفق می‌شود.
چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که جلسات شما تحریک‌کننده، فراگیر و سودآور هستند؟
استراتژی‌های زیر می‌توانند به شما در اصلاح تمرکز، افزایش بهره‌وری و ایجاد فضای جذاب‌تری برای جلسه بعدی کمک کنند. پیروزی، پیروزی کسب‌وکار و موفقیت کارمندان!
1- یک برنامه استراتژیک تنظیم کنید
آنت کاتینو، مدیر اجرایی شبکه QualCare Alliance ، در مصاحبه‌ای با نیویورک‌تایمز گفت: “اگر برنامه‌ای برای انجام ندارم، بیرون می‌روم.”
“یک دستور کار به من بدهید وگرنه من نمی‌خواهم آنجا بنشینم، زیرا اگر نمی‌دانم چرا در جلسه هستیم، پس دلیلی برای جلسه نیست.”
یک نقشه راه کاملاً متشکل از زمان شروع، مدت‌زمان جلسه، زمان پایان و موضوعاتی است که به‌طور واضح مشخص‌شده‌اند و در مورد آن‌ها بحث خواهد شد، ضروری است که یک جلسه به‌صورت روان برگزار شود.
این نه‌تنها به همه حاضران اطلاع می‌دهد که چه انتظاری باید داشته باشند، بلکه به‌عنوان راهنمایی برای هدایت رویدادهای جلسه و ماندن در مسیرهای مختلف عمل می‌کند.
هر دقیقه برای جلب‌توجه افراد، بهینه‌سازی بهره‌وری و احترام به وقت شرکت و هر شرکت‌کننده مهم است.
به این روش فکر کنید: یک جلسه، بازتاب مستقیم فرهنگ یک شرکت است.
آیا شما انتظار دارید که مردم پاسخگو باشند و به‌موقع حاضر شوند، آماده‌اند بهترین افراد خود را با گروه به اشتراک بگذارند و در شرکت سهیم شوند؟
سپس باید در هر جلسه‌ای که برگزار می‌کنید استانداردهای یکسانی را نشان دهید.
بازه‌های زمانی معینی را تعیین کنید و به آن‌ها پایبند باشید.
برای جلسه هدف مشخصی تعریف کنید و فقط در مورد موضوعات مرتبط و ضروری بحث کنید.
هیچ‌کس دوست ندارد در جلسه‌ای بنشیند که به نظر شما اتلاف وقت، پول، منابع یا نیروی مغزی است.
2-زمانی را به‌عنوان زمان تنفس برای تیمتان در نظر بگیرید
با بسیاری از برنامه‌های مختلف و سر شلوغی‌ها، همه در جلسه‌ای باانرژی یکسان، شرکت نمی‌کنند.
به‌عنوان‌مثال، برخی از افراد ممکن است از یک جلسه به جلسه دیگر شتاب‌زده حاضر شوند، و نتوانند صدای شلوغی را که در سرشان است ساکت کنند.
دیگران ممکن است سرحال‌تر، با تمرکز و انرژی بهتر، در بحث گروهی سهیم باشند.
اختصاص حتی پنج دقیقه در ابتدای برگزاری جلسات برای یک دوره بازسازی انرژی و تمرکز می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در عملکرد و همکاری گروه داشته باشد.
پنج دقیقه در آغاز جلسه، برای استراحت می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در عملکرد گروه داشته باشد.
تمرین ذهن آگاهی از طریق مراقبه گروهی، یک گزینه است.
هنگامی‌که شرکت‌کنندگان صندلی‌های خود را پیدا کردند، می‌توانید یک مدیتیشن کوتاه داشته باشید.
همه آن‌ها باید چشمان خود را ببندند و گوش دهند.
طبق یک مطالعه MedCrave، برای کاهش سطح استرس پنج دقیقه مراقبه لازم است: ذهن روشن‌تر، تمرکز واضح‌تر و عملکرد بهتر می‌شود.
دن هریس، نویسنده کتاب “10 درصد خوشحال‌تر” به نیویورک‌تایمز گفت: “من ذهن آگاهی را به‌عنوان توانایی درگیر شدن با احساسات خود فکر می‌کنم.”
“این می‌تواند تأثیر زیادی در نحوه حضور شما در محل کار داشته باشد.”
3- تشکر کنید
درست به همان اندازه که مطالب موردبحث در جلسه مهم است، رفاه همه حاضران در جلسه مهم است.
از این گذشته، یک شرکت به‌اندازه کارمندان فعال آن، خوب است.
استفاده از یک گردهمایی گروهی به‌عنوان زمانی برای ابراز سپاس صادقانه از تلاش و فداکاری همه، می‌تواند تأثیر فوق‌العاده‌ای در پویایی و عملکرد فردی تیم داشته باشد.
وقتی افراد احساس ارزشمندی می‌کنند و عضوی قابل‌توجه در یک گروه هستند، احتمال دارد روزبه‌روز بهترین نتیجه را بدهند.
مطالعه‌ای که توسط Glassdoor انجام شد، نشان داد که 81٪ از پاسخ‌دهندگان موردنظر، پس از قدردانی رئیسان از تلاش‌هایشان، انگیزه بیشتری برای کار بیشتر احساس می‌کنند.
به تیم خود بگویید چه‌کارهایی انجام داده‌اند یا به‌خوبی انجام می‌دهند، بدون اینکه چیزی غیر از تشکر واقعی از آن‌ها داشته باشد.
به آن‌ها مقداری عشق نشان دهید، ده برابر برمی‌گردد.
اطمینان حاصل کنید که انتظارات واقعی در مورد کارهایی که باید انجام شود، تا چه زمانی و توسط افرادی که مسئولیت‌ها را بر عهده افراد و گروه‌ها می‌گذارند، قبل از اینکه همه اتاق را ترک کنند، وجود دارد.
4- با دعوت به عمل، پایان دهید
اگر برنامه عملیاتی اتخاذ نشده، وقت صرف شده در یک جلسه چه فایده‌ای دارد؟
خلاصه مطالب موردبحث در پایان جلسه برای تازه کردن گروه و برنامه‌ریزی مراحل بعدی الزامی است.
این شامل یک مرور کلی از مهلت‌های قانونی و اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است.
اطمینان حاصل کنید که انتظارات واقعی در مورد کارهایی که باید انجام شود،
تا چه زمانی و توسط افرادی که مسئولیت‌ها را بر عهده افراد و گروه‌ها می‌گذارند قبل از اینکه همه اتاق را ترک کنند، وجود دارد.
این به حفظ توپ کمک می‌کند و همه را مسئول انجام کار می‌داند. کار را در جلسه تمام کنید، نه بعد، سپس برای بالا بردن سطح عملکرد اقدام کنید.
کدام‌یک از این استراتژی‌ها را می‌توانید ترکیب کرده و از آن‌ها برای پاک‌سازی جلسات خود و به حداکثر رساندن موفقیت استفاده کنید؟
هرچه محکم‌تر و سازنده‌تر باشند، بهره‌وری و سودآوری بیشتری برای رضایت کسب‌وکار و کارمند دارند.
با توجه به مطالعه انجام‌شده توسط Bain & Company، با توجه به اینکه شرکت‌ها حدود 15٪ از وقت جمعی خود را در جلسات می‌گذرانند، انجام یک پروتکل اجتماعات سالم یک عامل اصلی موفقیت است.